Hiện nay, để xác định chủ sử dụng/sở hữu tài sản chung của hộ gia đình, tổ chức công chứng, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất... thường dựa vào sổ hộ khẩu gia đình (Sổ hộ khẩu được cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú và có giá trị xác định nơi thường trú của công dân - Khoản 1 Điều 24 Luật Cư trú). Nhưng nhiều trường hợp không thể dùng sổ hộ khẩu để xác định được (do gia đình đã đổi sổ hộ khẩu mới, cấp lại...) nên phải thay thế bằng văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Trên thực tế, hộ gia đình có thể xin xác nhận tại:
1. Công an huyện, quận, thị xã hoặc công an xã, thị trấn:
Điều 21 Luật Cư trú quy định: Người đăng ký thường trú nộp hồ sơ đăng ký thường trú tại cơ quan công an sau đây:
- Đối với thành phố trực thuộc trung ương thì nộp hồ sơ tại Công an huyện, quận, thị xã;
- Đối với tỉnh thì nộp hồ sơ tại Công an xã, thị trấn thuộc huyện, Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Vì vậy:
+ Nếu bạn thường trú tại thành phố trực thuộc trung ương thì bạn có thể đến công an quận, huyện, thị xã nơi gia đình bạn đăng ký hộ khẩu thường trú để xác nhận nhân khẩu trong sổ hộ khẩu gia đình tại thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
+ Nếu bạn thường trú tại tỉnh thì bạn có thể đến công an xã, thị trấn thuộc huyện, Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh để xác nhận nhân khẩu trong sổ hộ khẩu gia đình tại thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
2. Ủy ban nhân dân xã
Quy định về việc nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại Luật Đất đai 2003 cũng như Luật Đất đai 2013 vừa ban hành đều có quy định về trường hợp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cụ thể như sau:
- Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 123 Luật Đất đai năm 2003: “trường hợp hộ gia đình, cá nhân tại nông thôn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì nộp hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân xã nơi có đất để chuyển cho văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất”
- Khoản 2 Điều 60 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Đất đai quy định về việc nộp hồ sơ và trả kết quả thực hiện thủ tục hành chính về đất đai có đoạn: “Trường hợp hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư có nhu cầu nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.”
Như vậy, nếu trước đây, gia đình bạn nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tại Ủy ban nhân dân xã thì Ủy ban nhân dân xã vẫn còn lưu hồ sơ ban đầu về việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của gia đình bạn. Trong trường hợp này, bạn có thể làm đơn xác nhận tại Ủy ban nhân dân xã với nội dung: xác nhận các thành viên trong hộ gia đình được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (căn cứ theo hồ sơ gốc còn lưu tại xã).
Vậy, bạn có thể đối chiếu xem gia đình mình thuộc trường hợp nào thì xin xác nhận nhân khẩu tại đúng cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
